Ben je net terug van vakantie begint de werkstress alweer op de eerste werkdag: met een uitpuilende mailbox! Daar is helaas maar één oplossing voor en dat is: ermee aan de slag! Met dit stappenplan gaat het je zeker lukken. Succes!
Een volle mailbox = veel uitgestelde beslissingen
Heb jij enig idee hoeveel mails zich op dit moment in jouw inbox bevinden? Hoeveel daarvan zijn ongelezen? De kans is namelijk groot dat je het merendeel van de mails al een paar keer hebt gelezen. Je bent daarin niet de enige. ‘We’ lezen gemiddeld 4 keer een mail voordat we er een beslissing over nemen. Dat kost onnodig veel tijd. Bovendien geeft een volle mailbox je niet het overzicht op je werkzaamheden dat je graag zou willen hebben. Als je die mails in een papieren versie op je bureau zou hebben liggen had je wellicht al actie ondernomen. Je brievenbus haal je toch ook leeg?
Simpel stappenplan
Het goede nieuws is dat je dit kunt veranderen door het nemen van een paar simpele stappen zodra je een mail voor de eerste keer leest. Het gaat er voornamelijk om dat je direct een beslissing neemt. Daarom is het belangrijk dat je je mail alleen dan leest als je ook in de gelegenheid bent er op dat moment actie op te ondernemen.
Stel jezelf bij elke mail die je leest de volgende vragen:
Is de mail relevant? Zoja, bepaal:
- Beantwoorden binnen 2-5 minuten mogelijk? Doe het direct (verwijder of archiveer vervolgens de mail).
- Kost de actie meer tijd? Verwerk de mail in je digitale agenda als een concrete actie
Is de mail (nu) niet relevant? Maak een keuze:
- Verwijder de mail (leeg ook regelmatig je verwijderde items).
- Archiveer de mail (houd het aantal mappen beperkt zodat je vindt in plaats van zoekt).
- Stuur de mail direct door naar iemand waar het wel relevant voor is (verwijder vervolgens de mail).
Neem het besluit te beslissen
Kies ervoor om je werkwijze te veranderen en neem het besluit om vanaf nu te beslissen over elke mail die je ontvangt. Het is niet moeilijk, maar het vraagt wel om discipline. Wellicht kost het je de nodige tijd om de achterstand in je mail weg te werken. Misschien lukt dat niet in een keer. Doe het dan in stappen en plan er elke dag een uurtje voor. Werk van nieuw naar oud. Je zult merken dat het steeds sneller gaat en dat er mails voorbij komen die niet meer relevant zijn.
Gedragsverandering
Het moment dat het nulpunt in zicht komt geeft je ongetwijfeld een heerlijk gevoel. Daarna is het zaak om daar elke dag weer naar terug te keren. Op die manier blijft het bijhouden van je mail behapbaar en bouw je routine op in je werkwijze. Gebruik het stappenplan erbij als ondersteuning. Na verloop van tijd wordt je nieuwe werkwijze een gewoonte. Structurele gedragsverandering treedt gemiddeld na 66 dagen op, dus even volhouden en geduld hebben, maar het levert heel wat op. Naast uiteraard veel tijd ook weer overzicht over je werkzaamheden en in je agenda. Veel werkplezier!
Meer weten of heb je behoefte aan begeleiding bij het op orde brengen van je mailbox? Neem dan contact op via info@denieuweaanpak.nu of 06-27296599.
www.denieuweaanpak.nu
Roelinde Bolt is Professional Organizer. Met haar onderneming De Nieuwe Aanpak leert zij mensen hun werkplek, werkwijze en werkplanning optimaal te organiseren. Je krijgt weer grip op je werk in de vorm van meer structuur, meer resultaat en meer tijd. Er is sprake van minder stress en meer werkplezier. Door haar ervaring als HR adviseur en als Directie-assistent is zij thuis in werkgerelateerde zaken als werkgewoontes, functioneren en ziekteverzuim en stemt ze snel af op jouw specifieke ondersteuningsbehoefte.
